СОЗДАНИЕ УСПЕШНОЙ ПРЕЗЕНТАЦИИ
ТРИ ЭТАПА ПОДГОТОВКИ ПРЕЗЕНТАЦИИ
Анализ информации
Выделение самого существенного из всей информации
Создание структуры презентации
Выводы позволяют создать четкую структуру презентации
Общение с аудиторией
Четко изложенные выводы повышают интерес аудитории и поддерживают ее внимание
Анализ
Докладчик ищет пути решения проблемы. Это означает, что необходимо извлечь основные идеи из всего объема информации и решить, как выразить эти идеи в форме выводов.
Организация
Докладчик пытается сделать эти выводы понятными, выразительными и убедительными для аудитории.
Общение
Наконец, докладчик подготавливает наилучшие средства и способы представления выводов.
Эта книга концентрируется на технике подготовки и использования визуальных средств презентации – будь это прозрачки, слайды или компьютерная презентация. Все это относится к визуальным презентационным средствам.
АНАЛИЗ ИНФОРМАЦИИ
Вывод – это результат анализа информации
Группировка делает информацию более значимой
Подводите итог для каждой группы с помощью вывода
Вывод отражает одну из трех позиций докладчика
Утверждение выражает факты
Мнение выражает точку зрения
Рекомендация предлагает совершить действие
Презентация содержит выводы на каждом слайде
Главный вывод содержит основную идею и является заголовком презентации
Содержательные выводы используются как заголовки слайдов
Аргументы – это выводы на каждом слайде, подкрепляемые данными
Вывод может отражать одну из трех позиций:
Утверждение выражает факты. Утверждая что-либо, докладчик занимает определенную позицию, при этом обращая внимание на наиболее важные, по его мнению, факты.
Мнение выражает точку зрения. Фактические сообщения сами по себе мало что значат. Мнение интерпретирует значимость имеющихся фактов.
Рекомендация предлагает совершить какое-либо действие. Она обычно подкрепляется утверждениями и мнениями.
ИЗУЧЕНИЕ СИТУАЦИИ
Изучение ситуации помогает выбрать подход к аудитории
Скорость усваивания
Количество информации
Выбор информации
Докладчик вырабатывает свою стратегию тремя способами
Структура презентации
Визуальные средства
Стиль, манера и язык повествования
Определение цели презентации
Информирование
Убеждение
Побуждение к действию
Цель
Презентация не бывает самодостаточной. Постарайтесь понять, что аудитория должна знать, принять или сделать после окончания презентации.
Аудитория
Аудитория – это потребитель. Проведение презентации подобно продаже идей этому потребителю. Каков его взгляд на предмет обсуждения? Каковы его предпочтения? Как завоевать его благосклонность?
РАЗРАБОТКА ПЛАНА ПРЕЗЕНТАЦИИ
Подготовка схемы презентации
Планирование презентации
Продолжительность и количество слайдов
Подготовка вступительных и заключительных слайдов
Используйте заголовок, который привлечет внимание
Поясните цель презентации
Заключение направлено на достижимые результаты
Визуально план придает презентации схематичность, точно так же планирование в рекламном бизнесе используется для целеполагания нового рекламного проекта.
Планирование имеет несколько преимуществ. Оно заставляет вас:
- Организовывать идеи. План позволяет в любой момент получить представление о презентации. С его помощью легко оценить структуру и попытаться использовать новые подходы в повествовании.
- Контролировать развитие. План показывает, как развивается презентация. Сразу же становится очевидным, что еще надо сделать.
- Работать как единая команда. План обеспечивает единую задачу для команды. Его можно использовать для просмотра презентации по частям, можно разделить ответственность за подготовку различных частей презентации между членами команды, и быть уверенным, что эти части подойдут друг другу идеально.
СОЗДАНИЕ СТРУКТУРЫ ПРЕЗЕНТАЦИИ
Презентация состоит из выводов
Структура презентации должна быть простой
Легко запомнить
Легко понять связь
Дополнительные аргументы менее убедительны
Структура может быть параллельной или последовательной
Параллельная структура состоит из аргументов одного типа
Последовательные аргументы основываются на предыдущем и продолжаются последующим
Простая структура очень эффективна. Пусть все содержание презентации уложится в три части:
- легко запомнить – типичная аудитория с трудом запоминает более трех пунктов повествования.
- легко понять связь – связь между тремя частями презентации очень легко уловить. Четвертый элемент усложнил бы повествование.
- дополнительные аргументы менее убедительны – даже если трех аргументов недостаточно для того, чтобы убедить аудиторию или объяснить ей что-то, дополнительные аргументы не дадут ожидаемого эффекта. Более того, докладчик тем самым даст шанс противнику для критики.
СОЗДАНИЕ СЛАЙДОВ
Определите графический фон и стиль слайда
Текст на слайде
Заставляет аудиторию сосредоточиться
Короткие фразы привлекают внимание и легче запоминаются
Ограничьтесь тремя пунктами, когда группируете факты
Диаграммы
Диаграмма более информативна, чем цифры
Диаграмма должна поддерживать вывод
Пусть все ваши слайды будут выдержаны в одном стиле. Предварительные заготовки можно получить вместе с программным обеспечением. Однако, избегайте стиля и фоновой графики, которые будут отвлекать внимание от самой презентации. Полезно будет запомнить несколько правил:
- Выберите горизонтальное расположение страниц. Очень часто верхняя часть экрана расположена слишком низко и перекрывается проектором.
- Создайте графическую рабочую область (с помощью рамок, границ или заливки), чтобы сфокусировать внимание там, где будет расположена сопровождающая информация.
- Определите стиль: например, расположение, шрифт и ту информацию, которая будет повторяться от слайда к слайду.
В частности,
- выводы должны быть заметными (например, жирный шрифт 24 размера)
- шрифт текстов должен быть, по крайней мере, 18 размера
- расположите несущественную информацию (логотип, ссылки и т. д.) внизу страницы.
ПОДГОТОВКА К ПРЕЗЕНТАЦИИ
Отрепетируйте презентацию
Подготовьте помещение и технические средства
Выберите место, где вы будете стоять, обдумывайте свои движения
Эффективный докладчик:
- Репетирует
- Готовит план
Уверенность произрастает из практики. Это означает, что необходимо отрепетировать презентацию, по крайней мере, 3 раза:
Изучите содержание
Просмотрите каждый слайд и повторите, как вы будете комментировать его содержимое.
Поддерживайте непрерывный ход презентации:
Используйте незаметные переходы между слайдами. Для этого придерживайтесь двух простых методик: Идентифицируйте связь с последующим слайдом (например, "в отличие от вышесказанного"…) или выдвиньте риторический вопрос, который бы представил следующую тему/вывод.
Объедините все вместе
Третья репетиция – это модель презентации, проводимая (если это возможно) перед ненастоящей аудиторией. Это также позволяет вам проверить, успеете ли вы закончить презентацию вовремя.
ДЕМОНСТРАЦИЯ ПРЕЗЕНТАЦИИ
Ознакомьте аудиторию со всеми слайдами
Охарактеризуйте слайд перед показом
Покажите слайд
Комментируйте слайд
Меняйте ритм и средства показа для поддержания интереса
Подготовьте раздаточный материал для аудитории
Охарактеризуйте слайд перед тем, как показать его
В нескольких словах объясните связь с предыдущим слайдом или задайте риторический вопрос, предвосхищающий следующую тему (например, "Какие критерии покупки существуют у наших потребителей?"). Таким образом, аудитория знает, чего ожидать, а это подготовит ее к восприятию нужного вам вывода.
Покажите слайд
Дайте аудитории некоторое время для ознакомления со слайдом (например, пока вы идете к экрану).
Систематически комментируйте слайд
- Огласите вывод так, как он представлен на слайде или немного измените формулировку.
- Дайте краткое объяснение графиков (например, в примере, данном выше, объясните, что располагается по осям и в легенде).
- Подчеркните наиболее важные моменты. Наиболее распространенная ошибка – быстрый переход к деталям.
